Тема: "Кадровая документация в деятельности некоммерческих организаций. Трудовые книжки и порядок их заполнения".
Выступление Андреевой В.И.
Стенограмма выступления на 78 встречи Клуба (10 июля 2002 года)
Вопрос: Необходимо ли ведение трудовых книжек в условиях персонифицированного учета и определение стажа на основе этого учета?
Ответ: Цитата Министра труда Починка: "Трудовые книжки никому не нужны, но их обязательно надо вести". Это эпиграф к кадровому делопроизводству. В новом ТК прямо упомянута инспекция по труду. В любое время суток к вам могут без предупреждения прийти и проверить все, что касается ведения кадровой документации.
Если встает вопрос, нужно ли вести трудовую книжку, необходимо ли заявление о приеме на работу, об увольнении и т.д., то нужно понято следующее. ТК рассматривает два принципиальных понятия - работодатель и работник. Работодателем может быть и юридическое и физическое лицо. Что касается юридическое лица, то единственным исключением, когда ведется минимальная по объему документация, когда юридическое лицо представлено одним сотрудником. Но даже в этом случае должна быть определенная документация. Вести свою книжку нужно, это требуется ТК. Если предыдущий КЗоТ один раз упоминал трудовую книжку - в ст. 39, то теперь 4 статьи ТК посвящены трудовой книжке.
Любой сотрудник вашей организации должен быть принят на работу по трудовому договору. Если вы поступили на работу до 01.02.2002, то у вас может отсутствовать трудовой договор как документ на руках и в организации, и никто не имеет право заставить вас подписать трудовой договор. Если вам предложат его заключить, то подумайте. В договоре все оговорено, это благо для человека. Если вы выполняете ежедневно повторяющиеся трудовые функции, то договор у вас может быть бессрочный. Срочный договор незаконен. Те, кто поступили на работу с 1 февраля 2002 г., обязательно должны иметь трудовой договор. Если у вас его нет, то за это будет налагаться штраф в размере 50 МРОТ. Самым грубым нарушением в области трудовых отношений является отсутствие трудового договора у лиц, поступивших на работу после 1 февраля 2002 г. Трудовой договор нужно составить по тем указаниям, которые содержатся в ст.57 ТК "Содержание трудового договора". Там указаны 11 существенных условий, которые обязательно нужно включить. А также могут быть какие-либо дополнительные условия. Но они не обязательны. Договор подписывается двумя сторонами - руководителем организации и работником. Договор пишется в виде двух одинаковых экземпляров и обязательно регистрируется в отдельной книге. Эта книга хранится 75 лет, при ликвидации организации она сдается в архив, ее проверяют архивные органы. Смысл того, что вы пишете о работнике - это подтверждение факта работы. Договору присваивается номер. Если вы заводите регистрационную книгу и регистрируете в ней документ, то к книге предъявляются некоторые требования: твердая обложка, она должна быть прошита, страницы должны быть пронумерованы заранее, она должна быть прошнурована. Договоры с сотрудниками, поступившими до 1 февраля 2002 г., будут сегодняшним числом.
После заключения договора должен быть издан приказ о приеме на работу. У вас могут быть приказы 2-х разных типов - по вашей основной деятельности (например, об утверждении штатного расписания) и по личному составу. Штатное расписание сейчас является обязательным. Кадровые приказы: прием, перевод, увольнение, изменение анкетно-биографических данных, отпуска, командировки, поощрения и взыскания, о дежурствах. У вас должно быть 2 папки с кадровыми приказами. В одну подшиваете приказы со сроком хранения 75 лет, в другую - со сроком хранения 5 лет. Т.е. во вторую папку сразу нужно отделить приказы об отпусках, о командировках, о взысканиях, о дежурствах. В больших организациях бывает 4 папки, т.к. основная деятельность также делится на 2 группы - приказы, которые хранятся постоянно и приказы по административно-хозяйственным вопросам, которые хранятся 5 лет.
После издания приказа нужно обязательно на всех, кто поступил к вам по трудовому договору, завести карточку Т-2. Это обязательная учетная карточка. На совместителя также заводится эта карточка, т.к. с ним заключается трудовой договор. Буква "Т" означает, что это документ по труду, это первичный учетный документ. Организация имеет право не заводить личных дел на своих сотрудников. Достаточно заполнения личной карточки. Ее тоже нужно зарегистрировать в книгу, которая хранится 75 лет. Если будете заводить личное дело, то можете положить туда рекомендательное письмо с прежнего места работы, характеристику и т.д.
Аттестация сотрудников обязательна для очень узкого круга работников.
Есть Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который утвержден Федеральной Архивной службой 6.10.2000 г.
После заполнения карточки Т-2 нужно сделать запись в трудовой книжке. Нужно распечатать Инструкцию по ведению трудовых книжек (Постановление Госкомтруда СССР № 162 от 20.06.74г.). Трудовая книжка должна иметь бумагу с водяными знаками, шрифт Госзнака. Состав информации: изображение герба, серия и номер. 1, 2 и 3 серии печатались красным цветом, с 4-й серии - черным. Номер должен быть семизначным. В конце книжки должны быть слова - "Госзнак 1974" . По 1974 г. включительно были книжки образца 1938 г. Если у человек книжка не настоящая, вы не можете с книжки брать стаж. Вскрыв, что у него книжка не настоящая, вы выписываете дубликат, который оформляется только на основе архивных данных. Фальшивые книжки не принимаются для оформления пенсии. Официальный путь приобретения книжек - органы социальной защиты (собесы). Но там трудно их приобрести. В Москве можно их приобретать в Союзпечати, магазинах фирмы "Комус". Нельзя покупать их с рук, в переходах метро. Для официальной покупки на бланке вашей организации и пишите: "Просим отпустить столько-то бланков книжек и вкладышей к ним". На письме в магазине вам должны поставить штамп магазина. Если магазин не берет ваше письмо, то это нарушение магазина. В организации должен быть запас чистых бланков. В п.6.3 Инструкции по ведению трудовых книжек прописана обязанность иметь чистые бланки книжек и вкладыши к ним. Чистые трудовые книжки хранятся в бухгалтерии. Они должны быть оприходованы в приходо-расходной книге, в которой имеется 13 граф. А 14 граф должно быть в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В нее вы вносите саму трудовую книжку. Хранятся книжки в несгораемом сейфе. Все документы, которые хранятся свыше 10 лет, должны хранится в несгораемом металлическом шкафу с двойными стенками.
Совместитель - это штатный работник. Просто у вас какие-то штатные работники могут быть замещены не основными работниками. Максимальный объем работы совместителя 16 часов в неделю, минимальный объем не ограничен. Он работает также как основной работник, по трудовому договору, с карточкой Т-2. Запись в его трудовую книжку делается по его желанию, но по основному месту работу, вы только выдаете справку. Ограничения по совместительству есть только для государственных, муниципальных и пр. служащих. Если у человека нет основного места работы, то в трудовой книжке запись не делается.
Люди, которые работают вне штата, отличаются от совместителей. С ними вы можете заключать гражданско-правовые договоры. Это зависит от типа работы. Если это повторяющаяся работа, которая осуществляется в соответствии с правилами распорядка, то заключается трудовой договор. По гражданско-правовому договору работа разовая.
Руководитель сам на себя приказы издавать не должен. Если его назначает общее собрание, то он назначается не приказом, а протоколом. Но издает приказ о том, что он приступает к обязанностям руководителя. При наличии единственного работника в трудовой книжке может быть указан регистрационный документ.
По трудовому договору работа оформляется актами только в одном случае - если работа выполнялась по срочному договору, заключенному для выполнения определённых работ.
Обязательно ведение табеля учета и использования рабочего времени. Ненормированный рабочий день не имеет никакого отношения к табелю учета.
Заявление о приеме в НКО не обязательно. Заявление об увольнении нужно, если работник увольняется по собственному желанию и по причинам, не зависящим от желания сторон. Заявление на отпуск обязательно, если в графике отпусков не указаны числа. График отпусков обязателен, даже если в организации 2 человека (ст.123 ТК). График пишется за 2 недели до начала нового календарного года. Можно переносить отпуск по согласованию между работником и работодателем. График - это проформа, а уходить в отпуск можете по желанию. За отсутствие графика, правил внутреннего трудового распорядка вас могут оштрафовать. К 1 февраля 2002 г. вы должны были разработать Положение о защите персональных данных ваших работников (гл.14 ТК). Работник, поступающий на работу, под расписку должен быть ознакомлен с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных. Если у вас есть график отпусков, то заявления на отпуск не нужны. А если график составлен по месяцам, то нужны заявления.
Не бывает перевода из постоянных сотрудников в совместителя и наоборот. Вы должны уволить сотрудника как постоянного и принять как совместителя.
В настоящее время нет ни одного ГОСТа на наши документы. Мы пользуется Типовой инструкцией по делопроизводству, которая написана для министерств и ведомств. Мы придерживаемся этой Инструкции.
Должностные инструкции носят рекомендательный характер, вы не обязаны их разрабатывать. К трудовому договору не может быть никаких инструкций. В идеале вы должны заключить трудовой договор без приложений и положить перед работником трудовую инструкцию и попросить расписаться в ней.
Для проведения аттестации необходимы:
- положение об аттестации;
- приказ о проведении аттестации, в который может входить: создание аттестационной комиссии и утверждение графика аттестации;
- график проведения аттестации;
- предупреждение об аттестации за месяц до аттестации.
|
