Тема: "Архивные вопросы в деятельности НКО"
Выступление доцента кафедры трудового права Российской академии правосудия, к.и.н. Андреевой Валентины Ивановны
Стенограмма выступления на 91 встрече Клуба (ноябрь 2003 года)
В РФ есть специальная федеральная служба - Архивная служба России. Она разрабатывает проблему, которая касается всех, кроме религиозных организаций - формирование архивного фонда России. Государство контролирует этот вопрос, особенно сильно это стало происходить со сменой Президента России. Это все написано в Основах законодательства Российской Федерации об архивном фонде и архивах от 7 июля 1993 г. № 5341-1. На основании этого документа вы должны понять, как ваши документы оцениваются, прежде всего, с точки зрения понятия собственности. Вы являетесь собственниками этих документов. Суть Основ законодательства об архивном фонде заключается в следующем. Государство вам говорит, что вы собственники своих бумаг, но до тех пор, пока вы существуете как организация. А после ликвидации ваши документы перейдут государству. Получается, что вы временные собственники документов, и когда-нибудь ваши документы станут частью государственной собственности. Отсюда государство делает вывод: мы оставляем за собой право ходить к вам и проверять, как вы храните нашу будущую государственную собственность. Начнут непосредственно вас проверять, когда выйдет новый закон об архивах. Параллельно выйдет закон о документах. Штрафные санкции возникнут только с принятием соответствующих законов.
Действующие подзаконные акты, по которым можно наладить работу с документами прошлых лет. По поводу текущего архива действует два нормативных акта. Первый документ - основные правила работы архивов организаций от 06.02.2002 г. (Приняты Федеральной архивной службой). Второй документ - перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием срока хранения от 06.10.2000 г. В нем содержится вся бухгалтерская документация со сроками хранения.
В течение года каждый год нужно делать три шага навстречу архивистам.
Первый шаг вы делаете в конце календарного года - вы должны подготовиться в архивной части к новому календарному году. Вы должны составить номенклатуру дел своей организации. Это перечень тех дел, которые вы должны заводить. Это табличный документ, состоящий из пяти граф - номер дела, заголовок дела, количество томов (сколько папок одного вида вы сделали), срок его хранения, примечание. Графы "количество томов" и "примечание" вы оставляете пустыми. Если у вас до этого не было номенклатуры дел, то восстановите ее по факту. Проверять ее будут с момента создания вашей организации. Печать на номенклатуре не требуется. Начиная с трехлетней давности, документы становятся чисто историческими. Папки необходимо правильно нумеровать. Если ваша организация имеет структурные подразделения, то вы составляете список отделов, нумеруете их - 01, 02, 03 и т.д. Нумеруете папки 01-01, 01-02 и т.д. Если у вас нет отделов, то вы выписываете направления деятельности. Это называется "классификатор подразделений" или "классификатор видов деятельности". Вы как бухгалтерия получаете свой номер, как правило, это второй после руководства. Ваши дела буду нумероваться 02-01, 02-02 и т.д. Как минимум, должно быть три направления - руководство, бухучет и кадры. Никто не имеет право делать вам замечание, почему у вас всего три направления, это ваше внутреннее дело. Если директор не издал приказ о возложении на кого-то кадровой работы, то ею занимается только он. Над заголовками дел не надо думать. Берете перечень со сроками хранения и оттуда списываете (раздел 4). Из этого же перечня вы списываете сроки хранения.
Второй шаг: в течение календарного года вы должны формировать документы в соответствии с номенклатурой. Когда вы их подшиваете, начинают действовать некоторые правила. Нельзя подшивать в одно дело документы разного срока хранения; документы разных видов, если это не документы по одному вопросу; оригиналы и копии. Даже если вы смешаете документов разных сроков хранения, вас заставят их расшивать.
Документы, которые хранятся свыше 10 лет, должны находиться в несгораемом шкафу.
Третий шаг: по окончании календарного года документы обрабатывают для длительного хранения или уничтожают.
Существует два срока хранения документов - постоянный и временный. Вечное хранение означает, что документ никогда не уничтожается умышленно. Временно - значит, документ будет уничтожен умышленно.
Временный срок разделили на две группы. За основу был взят срок 10 лет. До десяти лет включительно - краткосрочное хранение. За это не будут штрафовать.
Таким образом, срок хранения распадается на три группы: до 10 лет включительно, свыше 10 до 75 лет, свыше 75 лет.
В январе вы будете делать параллельно два процесса - формировать текущие дела по номенклатуре 2004 года и работать, обрабатывать или уничтожать документы прошлых лет. Документы прошлого года (2003 г.) считаются оперативным архивом и могут лежать в необработанном виде. Документы двух последних лет (2002, 2003) считаются у архивистов оперативной архивной информацией. В 2004 г. обязательно обрабатывать документы 2001 г. Но за 2001 г. можно обрабатывать документы, если обработаны документы за предыдущие годы существования вашей организации.
Документы со сроком хранения до 10 лет включительно не подлежат сдаче на государственное или муниципальное хранение, поэтому не требуют никакой специальной обработки и периодически уничтожаются, но с обязательным одновременным соблюдением следующих условий:
1.Номенклатура дел должна быть один раз в пять лет согласована с местной архивной службой.
Сроки хранения у нас типовые, а ваша организация, может быть, не типовая. Вы должны архивистам показать, представляете ли вы для них интерес.
2.Срок хранения должен истечь полностью. Для этого вы должны правильно уметь его считать. Год создания документа и окончания срока действия документа считается делопроизводственным, а не архивным, т.е. всегда с 1 января следующего календарного года. Фактически документ со сроком хранения 5 лет уничтожается на седьмой год существования.
3.Документы уничтожают только после проведения любой внешней ревизии.
4.Решение об уничтожении принимает экспертная комиссия организации, в состав которой не должен входить руководитель организации. Состав комиссии 3-5 человек. В нее обязательно необходимо включить кадровика, секретаря, бухгалтера, если они не в одном лице. Если в одном лице, то можно включить юриста, кого-нибудь из специалистов. Надо исходить из того, кто ведет наиболее важные участки работы. Комиссия заседает один раз в год, пишет протокол заседания и это единственный протокол, который требует грифа утверждения директора. Протокол не требуется только в одном случае - если вы предприниматель без образования юридического лица.
5. Для уничтожения документов составляется специальный акт установленной формы. В нем переписываются все дела, как и в номенклатуре дел, а в конце пишется, что прилагается приемо-сдаточная накладная или квитанция о сдаче макулатуры. Акт на уничтожение с приложенной квитанцией хранятся 10 лет.
Сжигать документы в России запрещено с 1986 г.
6.Документы уничтожаются путем сдачи в макулатуру.
Документы со сроком хранения свыше 10 лет и постоянно подлежат сдаче на государственное или муниципальное хранение (при ликвидации организации - в обязательном порядке или регулярно по желанию) и поэтому требуют следующей обработки:
1) Снять обложку - скоросшиватель или вынуть из папки.
2) Документы расположить в хронологической или логической последовательности.
3) Пронумеровать листы простым карандашом в правом верхнем углу.
4) Составить внутреннюю опись документов дела. Она кладется сверху на пачку.
5) Составить лист - заверитель дела. В нем отражаются все дефекты дела.
6) Переплести или прошить.
7) Составить опись дел. Отдельно - документов постоянного хранения, временного свыше 10 лет и по личному составу.
До уничтожения вы должны за каждый год отобрать то, что подлежит длительному хранению, а потом уничтожать все остальное. То, что вы обработали, вы относите архив, где должны быть металлические стеллажи.
Толщина переплетенного дела вместе с обложкой должна быть не более 4 см. Эти папки по 10 штук кладут в коробки.
Документы, которые относятся к первичной документации, которые фиксируют операции, в т.ч. и денежные, должны быть подшиты.
Штрафовать архивисты будут во время плановых проверок. Плановые проверки по Закону № 134-ФЗ от 08.08.2001 г. проводятся один раз в два года по приказу соответствующего контрольно-надзорного органа. Но могут быть внеплановые проверки по сигналам граждан.
В.: Срок хранения документов банка, кассы.
О.: Пять лет.
В.: Кто имеет право заверить записи в трудовой книжке - директор или инспектор отдела кадров, если в организации нет печати отдела кадров, а есть только печать организации?
О.: В этом случае - только директор.
В.: Какую запись нужно сделать в трудовой книжке при перерегистрации названия предприятия? Датировать запись датой получения нового свидетельства?
О.: При изменении названия организации нужно написать "организация _______(название) _______ числа преобразована (или переименована) в организацию ______ (название)". Должна быть ссылка на приказ, который об этом издан на основании нового регистрационного свидетельства. Это мнение Министерства труда.
|
